先講結論:會覺得難,多半是因為陌生,不是因為系統真的複雜。公證軟體的底層確實複雜,但那一層我們在開發時就處理掉了,作業面上看到的,是一套整理好的流程。你需要的是一點耐心,和每天固定撥出的一小段時間。
為什麼說它不是真的難?
這套公證系統歷經將近二十年、兩代改版,導入過北中南東各地的事務所,不同業務形態、不同公證人的需求都彙整進來,大家共通的工作流程已經整理好了。陌生感通常來自兩個地方:對業務本身不熟,或對系統的介面與操作順序不熟。
案件從建立到結案歸檔,每一件其實大同小異,中間只依情境有些分岔。需要記的不是幾十種、幾百種變化,而是幾種固定的路徑。
前兩週大概會是這個節奏
- 安裝與環境設置:遠端進行,約一小時。
- 基本介紹與流程說明:先把案件從頭走到尾的樣子看過一遍。
- 拿到基本例稿樣版:並說明你需要整理哪些事項。
- 開始練習建案:用情境練習,新客戶、回頭客、預約案件,模式大概就那幾種。
這是我們依一般上線流程整理的順序,實際快慢依事務所情況而定。例稿整理那一段,經驗上約一兩週,不是承諾工期。
練習怎麼練才有效
一個案件做下來,大約五分鐘內。做十件,不過一兩個小時。所以不需要整天泡在系統裡,一天做個一兩小時,持續一個禮拜,大部分案件的狀態你就能掌握了。多半是做到十件、二十件之後,手就熟了。
這裡有個實務上的眉角:間隔太長最傷。今天做一件,兩週後才做下一件,手感就冷掉了,等於每次重學。與其一次練很久、然後擱置,不如每天少量、連續做。打鐵趁熱,就是這個意思。
功能很多,不用一次學完
就像 Word,功能一大堆,日常真正用到的也許一成、兩成,甚至更少。這套系統也一樣,日常公證相關的業務,大部分功能都已涵蓋,法院要求的制式報表也在其中。比較少見的功能,等哪天真的碰到需求再學就好,不必先背起來。
系統的操作方式也是一般 Windows 使用者熟悉的:主選單、右鍵選單、排序、篩選、匯入匯出。文書的操作體感類似 Word,格式也與 Word 相容。有基本的 Windows 操作能力就夠了。
上線前,舊的練習資料會清掉
練習階段建的案件,在正式開業前會做一次環境重新初始化,練習資料清乾淨,不會帶進正式營運。所以前兩週放心大膽地試、放心犯錯,不用擔心弄髒資料。
卡住的時候
基本的操作教育訓練一定做足,上線後有任何問題都能直接找我們,不需要覺得「教過了不好意思再問」。服務時間也配合你,晚上或假日都可以,因為剛開業或還在受訓的公證人,本來就沒有太多空檔。
到目前為止,北中南東各地的事務所都上手了,還沒遇過學不會的。真正的差別只在有沒有把時間撥出來。
如果你正在評估,可以先約線上 Demo,看過畫面再決定要不要實際試用,這兩步都不收費,也不必有「試了就得買」的壓力。你有任何問題,再直接或冒昧都歡迎問,我們陪你把這段路走順。
