我們接到的詢問，開頭第一句多半是問價格。這很合理，大部分公證人在開業前沒有用過這類系統，不知道它能做什麼、又會替事務所省下什麼，手上唯一能拿來比較的東西就只剩一個數字。只是價格是最後才有意義的那一項。得先知道這套系統對你的價值落在哪裡，那個數字才有東西可以對照。以下五個面向，是我們認為值得先弄清楚的。
一、它跟你每天在做的事，貼得多近?
這是第一個要看的，也是最容易被功能表格帶偏的一個。真正要問的不是「有沒有這個功能」，而是「我實際辦一件案子的時候，它從哪裡接手、到哪裡放手」。
從收案那一刻算起，案件建檔、來辦事的人的資料、請求書與公證書的產出、契約與各式書類、例稿的取用，一路到結案歸檔，還有法定的報表與簿冊能不能直接產出，這些都是辦案當下手會碰到的地方。
案件結束以後也還有事。三個月後有人打電話來要調某一件的資料，你能不能在幾秒內找到，這件事的價值不會寫在功能清單上，但每個月都會發生好幾次。
給一個實務上的建議：評估的時候，別讓對方照著功能一項一項唸給你聽。挑一種你未來一定會常辦的案件，請他從收案開始，完整做一遍到結案給你看。哪裡卡住、哪裡要重複打字，一次就看得出來。
二、它到底替你省下什麼?
省的是時間跟人力。我們自己常用的比喻是：有一把尺可以很快畫出直線，徒手畫，連一條直線都不見得畫得直。系統的價值不在「Word 做不出來」，而是把原本一步步靠人工完成的流程大幅簡化。
這件事跟案件量是正相關的。案件越多，省下來的越多。現在又是人力短缺的年代，作業效率化本身就是在省人。往長一點看，這是事務所業務成長的底子；往當下看，作業快一點，人在事務所等的時間就短一點，感受也不一樣。
老實講另一半：系統不會替你增加案件量。它只會讓同樣的案件量少花一些時間，要拓展業務是另一回事。案件量還很低、短期也不打算成長的事務所，那個差距不一定感覺得到。
站上有一頁文書時間與人力成本試算，填四個數字，就能看出行政作業一年吃掉多少時間與人力價值。它量的是時間，不必留下結果，也不用填任何個人資料。
三、資料放在哪裡、你能不能自己作主?
這一項在導入當下感覺不到，用久了才知道重要。notarPro 的資料庫預設建置在事務所自己的電腦上，不是雲端服務。要問的是：資料是不是你隨時拿得到、備份怎麼做、真的出事的時候能不能復原。案件資料現在幾乎都是數位的，它不再只是幾張紙，一旦遺失，影響的範圍不會小。
如果你手上已經有既有的資料要搬進來，我們可以協助整理與匯入，也可以付費代做。但這件事要先講清楚：結構清楚才轉得動，實際要看過你的資料才知道能做到哪裡，我們不會在看之前就給你保證。
四、廠商能不能把話講清楚?
能不能在你問的當下，把功能、作業方式、資料怎麼保護、後續怎麼支援講得完整又具體，其實就反映了對方對自己產品的掌握程度，也大致是你日後會得到的服務品質。
我們建議的評估順序分兩步。第一步是線上 Demo，不用安裝任何東西，由我們分享螢幕實際操作，你邊看邊問，時間大概抓半小時到一小時，看當天聊得多細。兩位以上一般用 Google Meet，一對一的話可以用免安裝的遠端工具，連線資訊隨機產生，關掉就斷。第二步，覺得大致合用，再安裝、教學，讓事務所自己動手試。
這兩步都不收費，也不用有壓力，不必因為「試了是不是就得買」而猶豫。我們在這個階段要做的，是把完整、詳實、客觀的資訊交到你手上，讓你自己判斷。問題再直接、再冒昧都歡迎提出。同期幾位一起評估的話，也不用勉強把大家的時間喬在一起，分兩場三場都行，平日、晚上或假日都可以配合。
再講一個只有做過導入才會提醒的細節：上線流程裡有一道「環境重新初始化」，把練習階段建的假案件清乾淨，不會帶進正式營運。試用時放心亂建、亂改，這段資料不會跟著你開業。
五、你算的是哪一段時間的帳?
像買車。錢付在買的那一天，車卻要開五年、十年。系統也一樣，成本集中在前期，效益是往後好幾年一點一點回來的。只比較購入當下的數字，是第一次挑系統最容易踩的迷思。
比金額更該問清楚的，是帳目的形狀：什麼不用另外付、什麼由你自己決定、什麼是之後才會出現的。以 notarPro 來說，帳號數、電腦設備數、案件數都不限，聯合事務所多位公證人加上助理也不加價；基本教育訓練一定做足；評估階段不收費；還含一個公版官網。加值模組、官網客製與搜尋優化、資料整理代做，這些是選用的，模組都給足夠試用期。年度系統維護費則是買斷之後、營業額到一定規模才收，有免收門檻，也有收取上限。系統裡直接內建維護費計算機，位置在統計報表 › 進階設定，你自己隨時可以試算。
把價格放回它該有的位置
把上面五件事都弄明白之後，再回頭看價格，那個數字才判斷得準。功能貼不貼、省下多少、資料能不能自己作主、廠商講不講得清楚、帳要算幾年，這幾個問完，通常也就知道合不合用了。
notarPro 走到今天將近二十年、兩代改版，現在還在更新，北中南東各地的事務所都在用。這些年我們學會的是，導入那天不是結束。接下來的路，還是一起走。
