三分鐘快速了解 notarPro 公證系統

也許你正在籌備開業，對未來營運有些想像或者擔心…，或是你已經開業一陣子已經被瑣碎的文書工作折騰得心力交瘁——

謝謝你願意花幾分鐘讀這一頁。這裡不是純粹的簡介，更是我們想跟你分享的一些不同視野觀點。

先講我們做的是什麼

notarPro 是我們專門為民間公證人事務所開發的軟體系統。

它做的事情很具體：讓每個案件的請求書、公證書、契約…，透過我們設計的架構工具能快速產出；法定報表簿冊，你不用另外再花時間整理。相關的作業與管理，我們也都盡量做成順手的工具。

其實我們想做的事很單純：讓你花更少的時間，卻做得更多、更好。

因為我們知道，對一間事務所的長遠經營來說——時間就是金錢，品質就是信任，效率就是競爭力。更別說那些不會被記進帳上的：沒得休息的疲憊，還有生活裡被一再往後挪的那些事。

一天一天做下去，三年、五年……這段日子不該是一種消磨，而該是一種累積。

我們希望能幫你把累積下來的時間，留給自己、留給一起打拼的夥伴、留給家人，也留給那些你一直想做、卻總是排不進去的事。

你看到的可能是一個軟體，但我們所實踐的是一種可長可久支持永續成長的工作方式。

你可能會想：用 Word、Excel 也做得出來，為什麼需要系統?

這個問題問得很合理，而且我們聽過很多次。老實說，Word、Excel 確實做得出來——我不會說它不行。

先說一件事讓你放心：用了系統，你原本的習慣並不會作廢。文書編輯的操作體感就類似 Word，格式也與 Word 相容；而且例稿由事務所自主管理——內容怎麼寫、格式怎麼調，還是你決定，系統只是把重複的那些事接過去。

差別不在做不做得出來，在每一件案子要重複幾次。把同一件事的兩條路擺在一起看：

自己做N 個動作

1. 找相近的例稿或舊案件，複製一份
2. 繕打或修改當事人資料
3. 複製貼上到各書類
4. 逐份調整格式
5. 逐項檢查有沒有疏漏
6. 列印
7. 開立收據
8. 製作卷宗封面
9. 歸檔
10. 登記簿建檔
11. 月底整理簿冊

每一件案子，再重複一次。
各事務所做法不同，步驟數也不一樣。

用 notarProSOP 5 步驟

1. 選例稿
2. 套用當事人資料
3. 產出文書內容
   • 請求書
   • 公證書
   • 契約
   • 收據
   • 卷宗封面
   • 登記簿

   • 洗錢防制文件
   • 其他案件相關文書

   虛線=視案件需要，不是每件都有
4. 案號、收費
5. 結案

那 Word、Excel 幫不上忙的，是這幾件事：

• 時間會回到你身上 人工要一份一份做的事，系統一次帶過去。而且案件量越多，省下來的越多。
• 人力短缺的時代 找人不容易，留人更難。把作業效率化，等於把有限的人力放到真正需要人的地方。
• 這是長期經營的底子 事務所要長大，案件、資料、流程都要撐得住。這件事越早開始，底子越厚。
• 客戶等得比較少 作業更有效率，當事人在你這裡等待的時間就更短。這份感受，會留住人。

你最在意的那些法定簿冊，都在裡面

這大概是最實際的一個問題。我直接列給你看——這些都是系統裡點一下就能產的：

法定 6 主要登記簿

收件登記簿 公證登記簿 認證登記簿 閱覽抄錄登記簿 異議登記簿 特定交易登記簿

統計與查詢

• 案件統計表
• 收據明細查詢
• 其他多種統計分析報表

想看它們實際長什麼樣、點下去印出來是什麼成品，系統畫面與 7 支操作影片都在這裡。

另外，我們也把一些聰明的工具放進來了

像是證件辨識與商工登記查詢的整合，可以少打很多字、也少一些出錯的機會。這部分是選用的加值模組，你可以先試用一段時間再決定要不要用——我們其實也不希望你做了用不上的投資，那樣心裡不見得舒服。

當事人的資料，放在你自己的事務所

公證業務碰的是當事人最敏感的資料，這件事我們從第一天就想得很清楚：系統佈建在你的事務所裡面，不暴露在網際網路上——資料不出你的門，安全自然有保障。

備份的部分，系統有每日自動定時備援，還有多層彈性可選的備援機制在後面守著。而你可能更在意的是：在預設的情況下，連我們的工程師都沒辦法直接取得事務所的資料。需要維護協助時，我們走遠端、而且是在你的監管下進行——要你提供連線資訊我們才連得上，操作的過程你全程看得到。

• 你的事務所 資料庫與案件文檔，就在你的電腦、你的門內
• 每日自動備援 還有多層彈性的備援機制在後面守護你的數位資產
• 網際網路進不來 系統預設不對外連線
• 連我們的工程師，預設也進不來 要你提供連線資訊才連得上，而且過程你全程看得到

資料放哪、誰看得到、壞了怎麼救——這一頁講得更完整，包括我們做不到的部分。

關於價格。費用，我想直接一點講

我們知道，剛開業的時候辦公室租金、裝修、鋼印、設備，樣樣都是開銷——而那時候，你可能都還沒開始有營收。

所以我們把方案設計得很有彈性：買斷、租賃、夥伴三種都有，可以分期，起步的門檻比你想像的低很多——甚至可以先上線開始用，付款的事之後再說。三種拿到的系統、功能、教學與售後完全一樣，差別只在你怎麼進場；規則全部寫在「費用方案」那一頁。

我們希望你導入系統的決定，是工作上的助力，而不是壓力。

還有幾件常被問到的：我們不限帳號數、不限電腦設備數、也沒有案件數量上限——聯合事務所有兩三位公證人再加幾位助理，都不需要額外付費。如果走買斷，多家一起導入的團購優惠，時間認定我們也從寬，大家開業時間前後差半年、甚至跨年度，一般表達意願就算得進來。

也有些時候，我們會直接說「你可能還不需要」

如果你的案量很少、短期內也不打算成長，那 Word、Excel 加上一點耐心，其實是做得完的。如果你期待系統幫你把案子變多——它做不到，案子來自你跟當事人的溝通，系統只負責後面那一段。

這些話講出來，成交的機會也許會少一點。但我們寧可你知道了再決定。更多這類問題，我們在常見問答裡也是這樣回答的。

最後，關於我們自己

這套系統從面市到現在，歷經兩代改版、將近二十年，到今天仍在更新。全省北、中、南、東大約五十來家事務所在用，這些年累積的案件量，已經把各種狀況都試過一遍了。長期合作的夥伴給我們的回饋，大多是正面的——這一點，我們一直很珍惜。

對我們來說，選用系統的公證人是夥伴，而不只是客戶。能陪著大家一路成長，是我們的榮幸。

想更了解的話

我們可以約一個時間，用線上的方式直接 Demo 給你看。不需要安裝任何軟體，我分享畫面、實際操作給你看，你可以邊看邊問。時間大約半小時到一小時，看那天聊多深；晚上或假日我們都可以配合。

這個階段，我們要做的不是把這筆生意談成，而是提供完整、詳實、客觀的資訊，讓你能為自己做出正確的判斷。所以問題再直接、再冒昧，都非常歡迎你提出。

感謝你的耐心，我們珍惜這份寶貴的緣分!

評估階段不收費，也不會有人一直打給你。